Du betreibst einen Blog, möchtest deine Social-Media Posts planen oder einen Onlineshop eröffnen? Du bist ganz alleine involviert oder managst ein Team, wo die Aufgaben von verschiedenen Personen erledigt werden? Heute gebe ich dir einen Einblick, wie du To-Do-Listen und Projekte managst wie ein Profi. Eine gute Organisation mit Struktur ist eine wichtige Grundlage für deinen Erfolg. 

In meinem Beitrag erläutere ich dir die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten des Projektmanagement-Tools awork anhand eines Praxisbeispiels. awork kann man mit einer App auf dem Handy, Tablet oder am Laptop/PC nutzen.

Du kannst bei auf awork.io eigene Projekte anlegen, weitere Personen zu deinen Projekten einladen, die Arbeitszeit zu jedem To-Do erfassen, Aufgaben an Personen zuweisen, Deadlines setzen, unter den Aufgaben Dateien hochladen oder mit Kollegen Informationen austauschen und mehr. Hat man viele Projekte, die gleich oder ähnlich ablaufen, kann man Listen und Aufgaben zu „Aufgabenpaketen“ vordefinieren, diese können dann automatisiert in Projekte importiert werden.

Praxisbeispiel: Onlineshop

Für den Onlineshop bespreche ich die Anforderungen vorab mit meinem Kunden und erstelle anhand dessen ein Angebot, dann beginnt die Umsetzung. Ich lege in awork ein neues Projekt an und stelle das Team zusammen, in diesem Projekt sind neben mir zwei weitere Personen beteiligt, ein Programmierer und eine Projektassistenz/Texterin. Per E-Mail lade ich beide zu awork ein, dadurch erhalten sie einen Zugang mit eigenem Profil. Meinen Kunden lade ich auch ein, so ist er über jeden Schritt im Projekt im Bilde und kann bei Bedarf Input liefern oder mitdiskutieren.

Nun übertrage ich die To-Dos aus meinem Angebot in awork. Ich lege für jeden Hauptpunkt eine Liste mit weiteren Aufgaben an inkl. Deadline, bis wann das To-Do erledigt sein soll. Dann ordne ich die Aufgaben den Personen zu. Dafür arbeite ich mit der Listenansicht.

Man hat auch die Möglichkeit, zur Board oder Timeline Ansicht zu switchen, nachfolgend zeige ich die Timeline Ansicht. Hier sieht man sehr schön, wann welche Phase des Projekts bearbeitet wird. Vor jeder Aufgabe sieht man die jeweils verantwortliche Person. Hier ist auch zu erwähnen, dass man Abhängigkeiten einstellen kann, wenn eine Aufgabe darauf wartet, dass ein anderes To-Do abgeschlossen wird. Visuell werden die Aufgaben dann mit Pfeilen verbunden. So erkennt man Abhängigkeitsprobleme oder sieht Verzögerungen und kann direkt darauf reagieren.

Ist das Projekt in vollem Gang, switche ich gerne in die Board Ansicht, denn dort habe ich einen guten Überblick, welche To-Dos erledigt wurden, was noch offen ist und was gerade bearbeitet wird. Als Projektleiterin muss ich alle Timings stets kontrollieren und im Blick haben. Ich habe auch die Möglichkeit, dass Projektmanagement auf Autopilot zu setzen. So kann ich sicher sein, dass ich alle wichtigen Entwicklungen meiner Projekte unter Kontrolle habe, da awork mich sofort und automatisch bei knappen Deadlines, ausgereizten Budgets und überholten Zeitplänen warnt.

Nun gehen wir zur ersten Liste zurück „Grundinstallation System/Basics“, hier muss der Programmierer ran. Hat er seine Aufgaben erledigt, läd er die Zugangsdaten für Datenbank, den FTP Zugang, den Login für das Backend als PDF Datei in awork unter die jeweilige Aufgabe und markiert diese als abgeschlossen.

Dann beginnt mein Part, ich kümmere mich um die Inhalte der Seiten und werde von einer Projektassistenz unterstützt. Ich öffne meine Listen-Ansicht und das To-Do „Startseite“ und sehe die einzelnen Unteraufgaben, die ich erledigen muss. Während ich damit beginne, starte ich den Timer an der Aufgabe, nun läuft eine Uhr mit. Wenn ich fertig bin, stoppe ich den Timer und meine Arbeitszeit wurde erfasst und gespeichert. Diese Zeiterfassung kann jeder Projektbeteiligte so durchführen, für jede Aufgabe.  

Beim Bau eines Onlineshops werden viele Daten benötigt, wie Bilder für die jeweiligen Produkte oder Beschreibungstexte, Preisangaben, weitere Texte für Start- und Unterseiten. Vieles wird vom Kunden geliefert, muss aber in der Regel nachbearbeitet werden.  Es ist sehr praktisch, dass man alle Daten in die jeweiligen Aufgaben hochladen kann. So sehe ich, welche Daten vorliegen, kann Daten direkt im Nachrichtenverlauf unter der Aufgabe nachfordern und für den Programmierer freigeben zum einfügen in den Onlineshop.

Praktisch ist auch, dass einem unter dem Menüpunkt „Meine Aufgaben“ alle Aufgaben angezeigt werden, die noch zu erledigen sind. So hat jeder Projektbeteiligte immer seine aktuelle To-Do-Liste im Blick und kann sie abarbeiten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass man sich auch eigene Aufgabenansichten erstellen kann, diese werden dann auf dem individuellen Dashboard angezeigt.

Wie man es aus Social-Media kennt, hat man bei awork auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, beispielsweise über Statusänderungen, Terminerinnerungen, Markierungen oder neue To-Dos. Dabei kann man selbst ein- oder ausstellen, wie man benachrichtigt werden möchte (E-Mail, in awork, Mobil über die App).

Ich habe selbst jahrelang Projekterfahrung für kleine und größere Projekte, bei denen ich Teams steuern durfte mit bis zu über 50 Personen an verschiedenen Standorten, die involviert waren. Genauso habe ich auch kleine Projekte realisiert, an denen ich alleine gearbeitet habe, für mich selbst oder für selbstständige Einzelpersonen.

Mein Fazit: Das Projektmanagement-Tool von awork hat alles, was man benötigt, um Projekte zu planen. Es ist gut durchdacht und nicht mit Funktionen überladen. Ich mag die mobile Nutzung über die App und ebenso die Möglichkeit, Dateien unter den einzelnen Aufgaben speichern zu können. Der Austausch mit weiteren Personen ist sehr praktisch und erspart im Projektablauf oft Zeit, alles ist sehr transparent. Auch die Funktion der Zeiterfassung ist praktisch und hilft bei der Projektabrechnung.

Dieses Tool vereint viele Punkte, die man in ähnlichen Tools nicht im Gesamtpaket so erhält.

Du möchtest awork auch ausprobieren? Du kannst es kostenfrei für 14 Tage testen und wenn es dir gefällt, ein Abo buchen. Mit dem Code MAITREYI2021 erhältst du 10% Rabatt auf die ersten 12 Monate des Abos.

Für mehr Infos schau direkt vorbei auf www.awork.io

Viel Spaß!

About the author

Leave a Reply

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn Sie diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwenden oder auf "Akzeptieren" klicken, erklären Sie sich damit einverstanden.

Schließen